Bài 2 — OFFICES: Thiết bị & Nội thất · Quy trình làm việc

Chương 2 của truyện dài “Project Aria” — Aster Home Technologies. 17 từ (mục 9.3 + 9.4 trong vocab-list.md). Nhân vật chính: Priya Nair (Dịch vụ DN). Cameo: John SB (kỹ sư IT).

Phần 1 — Truyện chêm (học từ qua ngữ cảnh)

Chiều thứ Hai, chỉ vài tiếng sau khi cuộc họp HĐQT lịch sử khép lại, tầng 12 trụ sở Aster đã biến thành một mê cung giấy tờ. Diane giao Priya soạn memo gửi các trưởng phòng “ngay chiều nay”. Là người in charge of (phụ trách) toàn bộ khối hành chính, Priya hiểu “chiều nay” nghĩa là phải thật prompt (nhanh chóng) — không còn chỗ cho trì hoãn.

Kế hoạch nghe qua thì đơn giản: duplicate (sao chép) bốn mươi bản kế hoạch, rồi distribute (phân phát) tới từng phòng ban trước giờ tan làm. Priya ôm xấp giấy tới chiếc photocopier (máy photocopy) đầu hành lang, nhấn nút — và màn hình chớp đỏ hai chữ quen thuộc: out of order (hỏng, không dùng được).

Cô mở nắp máy ra. Đúng như linh cảm, một tờ giấy jam (kẹt) nghẹn ở khay giữa. Gỡ xong, máy chạy thêm được vài bản thì đèn báo mực bật sáng: toner cartridge (hộp mực in) đã cạn kiệt.

Priya gọi xuống phòng IT. Người bước ra khỏi thang máy là John SB, kỹ sư IT, một tay cầm điện thoại vẫn mở sẵn một trang tin tuyển dụng. “Chị Priya, cái máy này em xem qua rồi — nó ‘sắp nghỉ’ tới nơi, y hệt em thôi,” anh nói nửa đùa nửa thật, rồi thay giúp cô chiếc toner cartridge mới. Trong lúc John loay hoay, Priya tranh thủ mở tủ kiểm kê và giật mình: stationery (văn phòng phẩm) — bút, kẹp, giấy note — gần hết, mà supplies (vật tư) in ấn cũng chỉ còn đủ dùng vài ngày.

Khi bản in cuối cùng rơi xuống khay, Priya lập tức gửi email on behalf of (thay mặt cho) Diane tới toàn thể trưởng phòng, đính kèm bản kế hoạch Project Aria.

Chưa kịp thở, cô chuyển sang dọn chỗ cho ủy ban Project Aria vừa thành lập. Đống hồ sơ cũ hơn năm năm được xếp gọn vào một filing cabinet (tủ đựng hồ sơ) kê sát phòng lưu trữ, nhường chỗ cho hai workstation (chỗ ngồi làm việc) mới. Ở góc tường phía tây, đội bảo trì dựng thêm một cubicle (ô làm việc có vách ngăn) để ủy ban có một góc họp kín đáo.

Tối muộn, ngồi giữa văn phòng ngổn ngang, Priya nhận ra gốc rễ vấn đề không nằm ở cái máy photocopy. Aster lớn quá nhanh mà vẫn thiếu một procedure (quy trình) rõ ràng cho việc đặt vật tư, lẫn một protocol (quy tắc, nghi thức) chuẩn để xử lý khi thiết bị hỏng. Cô ghi vào sổ: phải soạn một hệ thống mới để streamline (tinh gọn) tất cả — nhưng đó là việc để dành cho lúc bớt loạn.

Điều khiến cô lo hơn cả tối nay lại là câu nói bâng quơ của John lúc chiều. Không chỉ riêng anh: guồng máy Aria đang rú ga, còn đội ngũ thì mỏng đến mức chỉ một người nghỉ là cả dây chuyền giấy tờ đứng khựng.

Hết Chương 2. Chương sau (lesson-03): Priya gõ dòng cuối trong email gửi Diane — “mình phải tuyển người, càng sớm càng tốt” — và đợt tuyển dụng gấp rút sắp đưa một gương mặt trainee mới bước qua cánh cửa tầng 12.

Phần 2 — Bảng tổng hợp từ vựng

Phần 3 — Bản truyện tiếng Anh (luyện đọc/nghe)

Chapter 2 — The Twelfth Floor

On Monday afternoon, only a few hours after the historic board meeting had ended, the twelfth floor of Aster had turned into a maze of paperwork. Diane had asked Priya to draft the memo to the department heads “this afternoon.” As the person in charge of all office administration, Priya understood that “this afternoon” meant she had to be prompt — there was no more room for delay.

The plan sounded simple: duplicate forty copies of the plan, then distribute them to every department before the end of the day. Priya carried the stack of paper to the photocopier at the end of the hallway, pressed the button — and the screen flashed the two familiar red words: out of order.

She opened the cover. Just as she suspected, a sheet of paper was jammed in the middle tray. Once she cleared it, the machine ran a few more copies before the ink light came on: the toner cartridge was completely empty.

Priya called down to the IT department. The person who stepped out of the elevator was John SB, an IT engineer, one hand holding a phone with a job-listings page still open. “Ms. Priya, I’ve had a look at this machine — it’s about to ‘retire,’ just like me,” he said, half joking, and replaced the toner cartridge for her. While John worked, Priya took the chance to check the supply closet and was startled: stationery — pens, clips, sticky notes — was nearly gone, and the printing supplies would only last a few more days.

The moment the last copy dropped into the tray, Priya sent an email on behalf of Diane to every department head, attaching the Project Aria plan.

With barely a breath, she moved on to clearing space for the newly formed Project Aria committee. Files older than five years were tucked into a new filing cabinet set up beside the archive room, making room for two new workstations. Along the west wall, the maintenance team put up an extra cubicle so the committee could have a private corner to meet.

Late that evening, sitting amid the cluttered office, Priya realized the root of the problem wasn’t the photocopier. Aster had grown too fast while still lacking a clear procedure for ordering supplies, and any standard protocol for handling broken equipment. She wrote in her notebook: draft a new system to streamline all of this — but that was a job for a calmer day.

What worried her most that night was John’s offhand remark that afternoon. And it wasn’t just him: the Aria machine was revving up, while the team was so thin that a single person quitting could bring the whole paper trail to a halt.

End of Chapter 2.

Phần 4 — Bài tập TOEIC (tự làm trước, chưa xem đáp án)

Part 5 — Incomplete Sentences

Chọn phương án đúng (A/B/C/D) điền vào chỗ trống.

1. All employees must follow the correct ______ when requesting new office equipment.

(A) protocol
(B) procedure
(C) prompt
(D) cubicle

2. According to company ______, every visitor must sign in at the front desk before entering.

(A) procedure
(B) protocol
(C) supplies
(D) workstation

3. Ms. Nair will ______ copies of the new plan to every department head this afternoon.

(A) duplicate
(B) distribute
(C) streamline
(D) jam

4. Could you ______ this report so that each member of the team has a copy?

(A) distribute
(B) duplicate
(C) prompt
(D) streamline

5. We greatly appreciate your ______ reply to our request for feedback.

(A) prompt
(B) vacant
(C) confidential
(D) unanimous

6. While Ms. Whitfield was traveling, Priya signed the memo ______ her.

(A) in charge of
(B) on behalf of
(C) out of order
(D) in bulk

7. As the person ______ office administration, Priya handles every supply request personally.

(A) on behalf of
(B) in charge of
(C) out of order
(D) up for

8. The new digital filing system was introduced to ______ the entire paperwork process.

(A) jam
(B) duplicate
(C) streamline
(D) distribute

9. The photocopier keeps getting ______ whenever someone tries to print more than ten pages at once.

(A) jammed
(B) streamlined
(C) distributed
(D) duplicated

10. The vending machine on the fourth floor has been ______ for over a week now.

(A) confidential
(B) out of order
(C) vacant
(D) prompt

Part 6 — Text Completion

Questions 11–14 refer to the following memo.

MEMORANDUM To: All Staff From: Priya Nair, Corporate Services Re: Office Equipment Update

The (11)______ on the twelfth floor is currently out of order due to a paper jam. A technician will install a new (12)______ tomorrow morning. In the meantime, please use the copier on the eleventh floor. In addition, office (13)______ are running low this month — if you need pens, folders, or other (14)______, please submit a request form to my office.

11.   (A) filing cabinet   (B) photocopier   (C) workstation   (D) cubicle
12.   (A) toner cartridge   (B) stationery   (C) supplies   (D) protocol
13.   (A) stationery   (B) supplies   (C) procedure   (D) protocol
14.   (A) supplies   (B) stationery   (C) duplicate   (D) distribute

Questions 15–17 refer to the following notice.

NOTICE To prepare space for the new Project Aria committee, the twelfth floor will be reorganized this weekend. All files older than five years will be moved into a new (15)______ near the archive room. Two additional (16)______ will be set up along the west wall for incoming staff. Committee members who need privacy for meetings will be assigned a separate (17)______ with partition walls.

15.   (A) filing cabinet   (B) workstation   (C) cubicle   (D) toner cartridge
16.   (A) cubicles   (B) workstations   (C) filing cabinets   (D) photocopiers
17.   (A) workstation   (B) cubicle   (C) filing cabinet   (D) stationery

Part 7 — Reading Comprehension

Questions 18–20 refer to the following notice.

OFFICE NOTICE Due to a paper jam earlier this week, the photocopier on the twelfth floor was out of order for two days. It has now been repaired, and a new toner cartridge has been installed. To avoid future problems, please follow the correct procedure when using the machine: check the paper tray before printing, and report any issue promptly. Office supplies, including stationery, can be requested through the online form. — Priya Nair, Corporate Services

18. Why was the photocopier out of order?

(A) It ran out of stationery
(B) It had a paper jam
(C) It was moved to another floor
(D) It was replaced with a new machine

19. What should employees do if they notice a problem with the copier?

(A) Ignore it until it is fixed
(B) Report it promptly
(C) Call the supplier directly
(D) Replace the toner cartridge themselves

20. The word “procedure” in the notice is closest in meaning to

(A) protocol
(B) process
(C) supplies
(D) cubicle

Questions 21–23 refer to the following memo.

To: Department Heads From: Priya Nair Subject: Office Reorganization Complete

The reorganization of the twelfth floor is now complete. All old files have been moved to the new filing cabinet, and two new workstations have been set up for the Project Aria team. On behalf of Ms. Whitfield, I want to thank everyone for their patience during this transition. However, with the committee growing, our current staff can no longer keep up with the workload. We will need to bring in additional help very soon.

21. What is the main purpose of this memo?

(A) To request new stationery
(B) To report that the office reorganization is finished
(C) To announce a merger
(D) To schedule a board meeting

22. On whose behalf did Priya send this message?

(A) Harold Vance
(B) Ms. Whitfield
(C) Daniel Cho
(D) Sophia Marchetti

23. What problem does the memo mention at the end?

(A) The photocopier is broken again
(B) The company needs more staff
(C) The budget has run out
(D) The committee has been canceled

Phần 5 — Đáp án & giải thích

Part 5

1. B (procedure) — “follow the correct procedure” = tuân theo đúng quy trình (các bước cụ thể để làm một việc).
2. B (protocol) — “company protocol” = quy tắc/nghi thức chung. Khác procedure: protocol là quy tắc ứng xử/nghi thức, còn procedure là chuỗi các bước thực hiện.
3. B (distribute) — “distribute copies to sb” = phân phát bản sao cho ai. duplicate (sao chép) là bẫy nghĩa gần.
4. B (duplicate) — “duplicate this report” = tạo bản sao báo cáo (v). distribute là bẫy: ở đây trọng tâm là “tạo bản sao”, chưa phải “phát đi”.
5. A (prompt) — “a prompt reply” = câu trả lời nhanh chóng, kịp thời.
6. B (on behalf of) — “sign on behalf of sb” = ký thay mặt cho ai (vì họ vắng mặt).
7. B (in charge of) — “be in charge of sth” = phụ trách việc gì.
8. C (streamline) — “streamline the process” = tinh gọn quy trình cho hiệu quả hơn.
9. A (jammed) — máy in bị kẹt giấy khi in nhiều trang.
10. B (out of order) — máy đã hỏng, không dùng được suốt hơn một tuần.

Part 6

11. B (photocopier) — chủ ngữ của câu, sau đó được gọi lại là “the copier”; chỉ máy photocopy mới có “paper jam”.
12. A (toner cartridge) — kỹ thuật viên sẽ lắp hộp mực in mới.
13. B (supplies) — động từ “are” (số nhiều) hợp với supplies; stationery là danh từ không đếm được (phải dùng “is”).
14. B (stationery) — “pens, folders, or other stationery” = bút, kẹp… thuộc nhóm văn phòng phẩm.
15. A (filing cabinet) — nơi cất hồ sơ cũ.
16. B (workstations) — chỗ ngồi làm việc mới cho nhân sự sắp vào.
17. B (cubicle) — “with partition walls” = ô làm việc có vách ngăn (chi tiết “vách ngăn” chốt đáp án).

Part 7

18. B — máy hỏng vì bị kẹt giấy (a paper jam).
19. B — nhân viên được yêu cầu báo cáo sự cố nhanh chóng (“report any issue promptly”).
20. B (process) — trong ngữ cảnh này “procedure” ≈ process (chuỗi các bước). protocol nghiêng về quy tắc ứng xử nên không sát bằng.
21. B — thông báo chủ yếu báo cáo rằng việc sắp xếp lại văn phòng đã hoàn tất.
22. B — Priya gửi thông báo thay mặt Ms. Whitfield (Diane).
23. B — cuối memo nêu vấn đề: công ty cần thêm nhân sự vì đội ngũ hiện tại quá tải.