Bài 1 — OFFICES: Họp & Ủy ban · Thư từ & Liên lạc

Chương 1 của truyện dài “Project Aria” — Aster Home Technologies. 27 từ (mục 9.1 + 9.2 trong vocab-list.md). Nhân vật chính: Diane Whitfield (CEO), Priya Nair (Dịch vụ DN), Harold Vance (Chủ tịch HĐQT).

Phần 1 — Truyện chêm (học từ qua ngữ cảnh)

Bảy giờ sáng thứ Hai, tầng 12 trụ sở Aster Home Technologies ở Marlowe City. Priya Nair đến sớm nhất. Từ tuần trước, cô đã gửi một memo (thông báo nội bộ) tới toàn bộ board of directors (hội đồng quản trị), kèm một attachment (tệp đính kèm) là bản kế hoạch mật. Trong email, cô còn enclose (gửi kèm) cả agenda (chương trình họp) của buổi sáng nay, và cẩn thận đánh dấu mọi tài liệu là confidential (bảo mật).

“Đã notify (thông báo) hết mọi người chưa?” Diane Whitfield hỏi khi bước vào.

“Rồi ạ,” Priya đáp. “Em cũng đã remind (nhắc nhở) từng thành viên tối qua. Chỉ có ông Harold gọi lại — sáng nay em nghe voicemail (hộp thư thoại) của ông ấy, ông sẽ tới muộn mười phút.”

Đúng 7 giờ 30, Diane convene (triệu tập) cuộc họp. Hôm nay cô là người chair (chủ trì). Priya ngồi cạnh, chuẩn bị ghi minutes (biên bản cuộc họp). Một thành viên đi công tác xa không dự được nên đã ủy quyền bỏ phiếu qua proxy (phiếu ủy quyền); nhờ vậy phòng họp vẫn đủ quorum (số đại biểu tối thiểu) để ra quyết định.

Diane không vòng vo. “Thưa hội đồng, hôm nay chỉ có một mục trong agenda: chúng ta có nên tung dòng Aria và tiến vào thị trường Halston hay không.”

Cả phòng lặng đi. Harold Vance, chủ tịch, vừa tới, tay ôm một tập correspondence (thư từ trao đổi) dày cộp. Ông đặt xuống bàn một lá thư. “Trước khi các vị quyết, tôi phải chia sẻ một inquiry (thư hỏi) mà tôi nhận được. Neura Corporation muốn mua lại Aster. Tôi là recipient (người nhận) chính thức của đề nghị này.” Ông forward (chuyển tiếp) bản sao cho Diane.

Diane liếc qua, nét mặt không đổi. “Cảm ơn ông Harold. Nhưng tôi đề nghị ta chưa bàn chuyện bán mình vội.”

Cuộc tranh luận kéo dài. Có lúc căng đến mức Harold đề nghị postpone (hoãn lại) quyết định, thậm chí reschedule (dời lịch) sang tháng sau. Diane lắc đầu: “Nếu cứ trì hoãn, ta sẽ lỡ mất mùa ra mắt.”

Cuối cùng, Diane đưa vấn đề ra biểu quyết. Không phải một quyết định unanimous (nhất trí hoàn toàn) — Harold và một người nữa bỏ phiếu trắng — nhưng đủ để đạt consensus (sự đồng thuận): Aster sẽ xúc tiến Project Aria, còn lời đề nghị của Neura được gác lại, chờ kết quả ra mắt. Diane cũng đề nghị hội đồng lập ngay một committee (ủy ban) chuyên trách để giám sát dự án.

“Vậy chốt,” Diane nói. “Priya, nhờ em soạn memo gửi các trưởng phòng ngay chiều nay.”

Cuộc họp adjourn (kết thúc) lúc 9 giờ. Vừa ra khỏi phòng, điện thoại Priya reo — một phóng viên hỏi về tin đồn sáp nhập. Cô bình tĩnh put người đó on hold (cho giữ máy) vài giây, rồi transfer the call (chuyển cuộc gọi) sang phòng Truyền thông của Daniel: “Anh bấm máy lẻ — extension (số máy lẻ) 305 nhé.”

Priya thở ra. Quyết định đã xong, nhưng cô biết: câu hỏi “tự lớn hay bán mình” chỉ mới được hoãn lại, chứ chưa hề khép lại.

Hết Chương 1. Chương sau (lesson-02): hậu trường vận hành văn phòng khi bộ máy tăng tốc — thiết bị & quy trình.

Phần 2 — Bảng tổng hợp từ vựng

Phần 3 — Bản truyện tiếng Anh (luyện đọc/nghe)

Chapter 1 — The Vote

At seven o’clock on Monday morning, on the twelfth floor of Aster Home Technologies in Marlowe City, Priya Nair was the first to arrive. A week earlier, she had sent a memo to the entire board of directors, along with an attachment containing the confidential plan. In her email she had also enclosed the agenda for the morning and marked every document confidential.

“Have you notified everyone?” Diane Whitfield asked as she walked in.

“Yes,” Priya replied. “I reminded each member last night as well. Only Mr. Harold called back — I heard his voicemail this morning. He’ll be ten minutes late.”

At 7:30 sharp, Diane convened the meeting. She would chair it herself. Priya sat beside her, ready to take the minutes. One member was away on business and had chosen to vote by proxy, so the room still had a quorum and could make a decision.

Diane came straight to the point. “There is only one item on the agenda today: whether we launch the Aria line and enter the Halston market.”

The room fell silent. Harold Vance, the chairman, had just arrived, carrying a thick stack of correspondence. He placed a letter on the table. “Before you decide, I must share an inquiry I received. Neura Corporation wants to acquire Aster. I am the official recipient of the offer.” He forwarded a copy to Diane.

Diane glanced at it, her expression unchanged. “Thank you, Harold. But I suggest we not discuss selling the company just yet.”

The debate ran long. At one point Harold proposed they postpone the decision, or even reschedule it for the following month. Diane shook her head. “If we keep delaying, we’ll miss the launch season.”

Finally, Diane put the matter to a vote. It was not a unanimous decision — Harold and one other member abstained — but it was enough to reach a consensus: Aster would move ahead with Project Aria, and Neura’s offer would be set aside until after the launch. Diane also asked the board to form a dedicated committee to oversee the project.

“Then it’s settled,” Diane said. “Priya, please draft a memo to the department heads this afternoon.”

The meeting was adjourned at nine. As Priya stepped out, her phone rang — a journalist asking about the merger rumor. Calmly, she put him on hold for a moment, then transferred the call to Daniel’s communications team. “Just dial extension 305,” she said.

Priya exhaled. The decision was made — but she knew the question of whether to stay independent or sell had only been postponed, not closed.

Phần 4 — Bài tập TOEIC (tự làm trước, chưa xem đáp án)

Part 5 — Incomplete Sentences

Chọn phương án đúng (A/B/C/D) điền vào chỗ trống.

1. The board of directors will ______ next Tuesday to vote on the expansion plan.

(A) enclose
(B) convene
(C) remind
(D) postpone

2. Because two members were absent, the committee did not have a ______ and the vote was delayed.

(A) proxy
(B) quorum
(C) consensus
(D) minutes

3. Please ______ all staff of the change in the meeting schedule.

(A) chair
(B) enclose
(C) notify
(D) adjourn

4. The decision was ______; every board member voted in favor.

(A) confidential
(B) prospective
(C) unanimous
(D) overdue

5. Ms. Nair was asked to take the ______ during the board meeting.

(A) agenda
(B) attachment
(C) minutes
(D) extension

6. Since she was traveling, she voted by ______.

(A) proxy
(B) recipient
(C) quorum
(D) voicemail

7. Could you ______ this email to the marketing department, please?

(A) convene
(B) forward
(C) remind
(D) adjourn

8. The report is strictly ______ and must not be shared outside the company.

(A) unanimous
(B) prompt
(C) spacious
(D) confidential

9. After three hours of discussion, the team finally reached a ______.

(A) consensus
(B) quorum
(C) proxy
(D) recipient

10. The chairman decided to ______ the meeting until the following week.

(A) postpone
(B) enclose
(C) notify
(D) forward

11. You can reach the IT department by dialing ______ 402.

(A) attachment
(B) correspondence
(C) extension
(D) inquiry

12. I have ______ a copy of the signed contract for your records.

(A) enclosed
(B) reminded
(C) convened
(D) rescheduled

Part 6 — Text Completion

Questions 13–16 refer to the following memo.

MEMORANDUM To: All Department Heads From: Priya Nair, Corporate Services Re: Project Aria Kickoff

Following this morning’s board meeting, I am writing to (13)______ you of an important decision. The board has approved moving forward with Project Aria. A dedicated steering (14)______ will be formed to oversee the project. Please review the plan; the full timeline is included as an (15)______ to this memo. If you have questions, do not hesitate to make an (16)______ with my office.

13.   (A) notify   (B) enclose   (C) adjourn   (D) chair
14.   (A) quorum   (B) committee   (C) proxy   (D) recipient
15.   (A) agenda   (B) attachment   (C) extension   (D) inquiry
16.   (A) inquiry   (B) minutes   (C) consensus   (D) voicemail

Questions 17–20 refer to the following email.

To: Daniel Cho From: Reception Desk Subject: Call from a journalist

Dear Mr. Cho, A reporter called this morning asking about the rumored merger. As instructed, I did not comment and instead (17)______ the call to your office. When you were unavailable, the caller left a (18)______. I have (19)______ the message below for your reference. Please (20)______ me to follow up with him before Friday.

17.   (A) transferred   (B) reminded   (C) convened   (D) postponed
18.   (A) quorum   (B) voicemail   (C) proxy   (D) consensus
19.   (A) enclosed   (B) adjourned   (C) chaired   (D) notified
20.   (A) remind   (B) enclose   (C) forward   (D) reschedule

Part 7 — Reading Comprehension

Questions 21–23 refer to the following notice.

NOTICE TO BOARD MEMBERS Please be advised that the quarterly meeting of the board of directors, originally scheduled for March 3, has been rescheduled to March 10 at 9:00 a.m. in Conference Room A. The agenda and supporting correspondence will be circulated by memo one week in advance. As several members will attend remotely, please confirm your attendance so that we can ensure a quorum. Members who cannot attend may vote by proxy. — Priya Nair, Corporate Services

21. Why was the notice sent?

(A) To announce a new product
(B) To inform members of a schedule change
(C) To request a payment
(D) To advertise a job opening

22. What are members asked to do?

(A) Confirm their attendance
(B) Submit a résumé
(C) Pay a fee
(D) Forward the memo to clients

23. The word “circulated” is closest in meaning to

(A) canceled
(B) distributed
(C) postponed
(D) enclosed

Questions 24–26 refer to the following email.

To: Diane Whitfield From: Harold Vance Subject: Confidential — Neura proposal

Diane, as I mentioned at the meeting, I am the recipient of a formal proposal from Neura Corporation regarding a possible acquisition of Aster. I have forwarded you the full document as an attachment. I understand you wish to postpone any discussion until after the product launch, and I respect that. However, I must remind you that the board will expect a clear recommendation by the end of the fiscal year. This correspondence should remain strictly confidential. — Harold

24. What did Harold send to Diane?

(A) A résumé
(B) A proposal from Neura
(C) An invoice
(D) A voicemail

25. What does Harold remind Diane about?

(A) A payment deadline
(B) A deadline for a board recommendation
(C) A travel itinerary
(D) A maintenance schedule

26. What does Harold ask regarding the email?

(A) That it be forwarded to all staff
(B) That it remain confidential
(C) That it be posted publicly
(D) That it be translated

Phần 5 — Đáp án & giải thích

Part 5

1. B (convene) — “convene a meeting” = triệu tập họp. Các từ kia không hợp: enclose (gửi kèm), remind (nhắc), postpone (hoãn).
2. B (quorum) — thiếu người → không đủ quorum (số đại biểu tối thiểu). “consensus” là sự đồng thuận, không hợp ngữ cảnh “have a ___”.
3. C (notify) — “notify sb of sth” = thông báo cho ai về việc gì. Đúng cấu trúc với “of the change”.
4. C (unanimous) — mọi người bỏ phiếu thuận → quyết định unanimous (nhất trí hoàn toàn).
5. C (minutes) — “take the minutes” = ghi biên bản. ⚠️ ở đây minutes không phải “phút”.
6. A (proxy) — “vote by proxy” = bỏ phiếu ủy quyền (vì đi vắng).
7. B (forward) — “forward an email to sb” = chuyển tiếp email.
8. D (confidential) — “strictly confidential” = tuyệt mật, không được chia sẻ ra ngoài.
9. A (consensus) — “reach a consensus” = đạt được đồng thuận sau khi bàn bạc.
10. A (postpone) — “postpone … until” = hoãn cuộc họp tới tuần sau.
11. C (extension) — “dial extension 402” = bấm số máy lẻ 402.
12. A (enclosed) — “I have enclosed a copy” = tôi đã gửi kèm một bản sao.

Part 6

13. A (notify) — “writing to notify you of a decision” = viết để thông báo.
14. B (committee) — “a steering committee” = ủy ban chỉ đạo/chuyên trách.
15. B (attachment) — timeline “included as an attachment” = đính kèm dưới dạng tệp.
16. A (inquiry) — “make an inquiry” = đặt câu hỏi/thắc mắc với văn phòng.
17. A (transferred) — “transferred the call to your office” = chuyển cuộc gọi. Thì quá khứ hợp mạch kể.
18. B (voicemail) — “left a voicemail” = để lại lời nhắn thoại (khi không gặp được).
19. A (enclosed) — “enclosed the message below” = đính kèm/để tin nhắn bên dưới.
20. A (remind) — “remind me to follow up” = nhắc tôi liên hệ lại. Cấu trúc “remind sb to do sth”.

Part 7

21. B — thông báo gửi để báo việc dời lịch họp (từ 3/3 sang 10/3).
22. A — thành viên được yêu cầu xác nhận tham dự để đảm bảo đủ quorum.
23. B (distributed) — “circulated” = được phát/gửi đi cho nhiều người ≈ distributed.
24. B — Harold gửi Diane đề nghị của Neura (dưới dạng attachment).
25. B — Harold nhắc về hạn chót đưa ra khuyến nghị cho hội đồng (cuối năm tài chính).
26. B — Harold yêu cầu email này giữ bảo mật (strictly confidential).